Как сократить время на выставление счетов в 20 раз

Кейс будет полезен тем, кто хочет узнать:

• как выставлять счета в пару кликов нужному клиенту с готовым набором позиций и стоимостью
• как за 5 секунд отправлять счет клиенту из системы в виде прямой ссылки
• как избежать ошибок при выставлении счета
• как менеджеру мгновенно узнать об оплате счета с помощью системы оповещений.

Расскажем это на примере интернет-агентства «Константа», однако описанный процесс и инструкция по настройке подойдут любой организации.

Итак, «Константа». Компания занимается поддержкой и развитием сайтов, интернет-рекламой. Работы по услугам в «Константе» практически всегда одни и те же.

Например, в услуги по поддержке сайта обычно включается разработка баннеров, обновление дизайна, оформление новых разделов. А если клиенту настраивают интернет-рекламу, в счет вводятся такие позиции, как разработка рекламной стратегии, планирование рекламной кампании, подготовка рекламных материалов, ведение рекламных кампаний.

И еще немного вводных данных.

Когда-то в компании выставлением счетов занималась бухгалтер Мария. Но в один прекрасный день количество продаж в «Константе» увеличилось до 10 в день, а штат сотрудников вырос до 10 человек. Руководство столкнулось с необходимостью переложить эту обязанность на менеджеров по продажам.

Директору пришлось решать несколько вопросов:

• Как сократить количество времени на подготовку и выставление счетов у менеджеров?
• Как сделать так, чтобы менеджерам не приходилось каждый раз уточнять, какие работы необходимо выполнить и сколько это стоит у бухгалтера?
• Как минимизировать количество ошибок при расчетах?

Вопросы получилось решить с помощью шаблонов счетов в Flowlu и еще нескольким полезным функциям. Впрочем, обо всем по порядку.

С чего начать работу со счетами

Шаг 1. Настраиваем реквизиты организации

Для начала работы необходимо заполнить реквизиты организации, от которой будут выставляться счета. Настройки организации доступны только администратору портала. Для этого нужно перейти в «Личный кабинет» → «Все настройки»→ «Организации». По умолчанию там уже создана одна организация. Вам нужно просто зайти в нее и указать наименование, адрес, реквизиты.

Здесь же загружаем логотип и печать с подписью в форматах jpg или png, настраиваем цвет оформления счета.

«Константа» работает с НДС, поэтому они указали налоговую ставку 18%, которая будет автоматически рассчитываться при внесении суммы платежа.

В графе «Срок оплаты» указываем 14 дней, так как в агентстве по договору необходимо оплачивать счета в течение 2 недель. В этом случае в счете автоматически будет рассчитываться крайний срок оплаты, и менеджер всегда сможет напомнить об этом клиенту.

При необходимости заполняем текст об условиях оплаты счета. После внесения всей информации нажимаем кнопку «Сохранить».

Некоторые услуги «Константа» оказывает от ИП Кондратьев А. В., поэтому администратор сразу внес реквизиты и для этой организации.

Шаг 2. Создаем счета организаций

Теперь администратору портала необходимо создать расчетный счет для организации, который будет отображаться в счетах.

Если у организации откроется новый или дополнительный расчетный счет, то его всегда можно будет добавить.

ИП Кондратьев А. В. принимает оплату услуг наличными, поэтому администратор портала создает для него тип счета «Наличный».

Теперь фирма сможет учитывать наличные поступления по этому счету.

Шаг 3. Настраиваем права доступа

Администратор портала устанавливает менеджерам доступ «Сотрудник» к модулю «Финансы». Дополнительно он отключает опцию «Просмотр всех счетов менеджером». При таких настройках менеджер будет видеть информацию только по своим счетам и ничего более.

Бухгалтеру Марии он дает доступ «Администратор« к модулю «Финансы». Она будет создавать шаблоны счетов, которые смогут использовать все менеджеры.

Шаг 4. Создаем шаблоны счетов

Самая популярная услуга в фирме «Константа» — поддержка сайта. Первый шаблон счета, который создаст Мария будет включать всевозможные позиции именно по этой услуге. Шаблон счета создается в разделе Финансы → Счета, через кнопку в правом верхнем углу «Создать счет». В открывшемся меню нужно выбрать пункт «Создать шаблон».

Открывается окно создания шаблона. В нем нужно выбрать организацию, от которой будет выставляться счет по этому шаблону и указать название, чтобы впоследствии можно было быстро найти нужный шаблон счета.

Попадаем на страницу создания шаблона счета. Здесь заполняем:

• наименование позиций, их описание
• стоимость
• описание условий оплаты.

Для каждой позиции можно указать или убрать налог, а также добавить скидку через кнопку «Изменить» . Например, для позиции «Дизайн большого баннера (до 1850 x 600)» весь месяц действует скидка 10%. Мария указывает это. Когда акция закончится, она уберет эту скидку из шаблона счета.

На некоторые позиции нет фиксированной стоимости — она зависит от объема и сложности работ, поэтому Мария графу «Цена» оставляет незаполненной.

Далее бухгалтер заполняет условия оплаты, контактное лицо, описание и нажимает на кнопку «Сохранить». Шаблон счета создан и доступен всем сотрудникам, имеющим доступ к модулю «Финансы».

Шаг 5. Выставляем счет в 2 клика по шаблону

Теперь, благодаря шаблону, менеджеры смогут выставлять счет буквально в 2 клика из карточки клиента, проекта или сделки. Для этого нужно нажать всего лишь на кнопку «Счет» и в выпадающем списке выбрать необходимый шаблон.

Контакты заказчика и вся информация из шаблона автоматически загрузятся в счет. Если нужно, менеджер удалит ненужные позиции, внесет дополнительные, поставит нужное количество оказанных услуг и даже сможет изменить их порядок с помощью мыши, указать индивидуальную скидку. После чего сохранить счет.

Шаг 6. Согласование счета

После создания счета сотрудники фирмы «Константа» не могут сразу отправить его или распечатать клиенту. Ведь даже несмотря на то, что менеджеры выставляют счета по готовым шаблонам, они могут в спешке забыть указать количество услуг или материалов, без согласования указать скидку, неловким движение мыши удалить нужную позицию.

Чтобы сократить число ошибок, руководитель агентства устанавливает опцию согласования счета в настройках системы и назначает ответственным бухгалтера Марию Иванову.

Теперь менеджеры организации не могут отправить, распечатать и даже просто выслать прямую ссылку на счет клиенту, пока его не одобрит Мария.

Когда менеджер отправляет счет на согласование, Мария сразу получает оповещение в чат, согласовывает или отправляет обратно на исправление.

При необходимости, бухгалтер в режиме просмотра счета может быстро изменить, добавить реквизиты клиента или поставщика, логотип и печать. Изменения будут автоматически сохранены в карточке клиента, модуле CRM или в настройках организации.

Когда счет согласован, менеджер также получает об этом мгновенное оповещение в мессенджер и, если все в порядке, отправляет счет клиенту из системы. Изменение данных в счете с этого момента ему больше недоступно.

Шаг 7. Отправка счета клиенту

Менеджер отправляет счет клиенту из системы за 5 секунд. Для этого ему нужно нажать на кнопку «Отправить клиенту», отметить галочкой один или несколько контактов, которому собирается отправить. А если нет нужного контакта, то здесь же быстро создается новый. Система сама подставит имя клиента в шаблон письма и прикрепит файл счета.

А в истории по счету автоматически будет зафиксирована дата, имя адресата и текст отправленного письма.

Часто менеджеры отправляют клиенту прямую ссылку на счет. Так получается еще быстрее и удобнее. Ведь заказчику нужно просто перейти по прямой ссылке — регистрироваться, чтобы просмотреть и скачать счет, не нужно.

Шаг 8. Принимаем оплату

После того как поступает оплата по счету, бухгалтер Мария проводит ее, а менеджер, отправивший счет, получает об этом оповещение в мессенджер и передает заказ на исполнение.

Теперь в фирме «Константа» выставить счет клиенту не составляет никому труда, на подготовку и отправку уходит несколько секунд.Мария создала еще шаблоны счетов по медийной и контекстной рекламе, продлению лицензии, продвижению сайта. Когда появляются новые услуги она создает новые шаблоны, а в случае изменений удаляет и редактирует существующие.

И еще одна важная деталь: с помощью Flowlu вводить в курс дела новичков будет еще проще. Им не нужно искать позиции, уточнять их стоимость и скидку — все это уже указано в шаблоне счета. Качество работы увеличивается, количество ошибок сокращается.

ИТОГИ

Подведем итоги, сколько требуется времени на настройку и создание шаблонов счетов в Flowlu.

Настройки, которые необходимо внести один раз:

• Заполнение реквизитов организации — от 10 минут
• Создание 1 шаблона счета — от 5 минут

А теперь сравним, сколько времени требуется на выставление счетов обычным способом и с помощью шаблонов счетов в Flowlu.

Даже если брать максимальные временные затраты, выходит, что с помощью Flowlu выставлять счета получается в 20 раз быстрее. А если взять среднее время, разрыв будет еще больше.

Присоединяйтесь и открывайте возможности Flowlu сейчас! https://flowlu.ru/